Gestão documental de SST online: por que tirar os laudos da gaveta

Toda empresa com empregados registrados acumula uma pilha de documentos de Segurança e Saúde no Trabalho: PGR, PCMSO, LTCAT, ASOs, fichas de EPI, certificados de treinamento, ordens de serviço. O problema quase nunca é não ter os documentos. É não conseguir achar, atualizar e comprovar na hora em que alguém pede.

Quem pede esses documentos

• A fiscalização do trabalho, em visita ou notificação.
• O eSocial, que recebe as informações de SST em forma de eventos e cruza os dados.
• O INSS, ao analisar benefícios e aposentadorias especiais.
• A Justiça do Trabalho, em processos de insalubridade, periculosidade ou acidente.
• Clientes e contratantes, que exigem a documentação de SST de fornecedores e terceirizados.

Por quanto tempo guardar

Alguns documentos têm prazo longo de guarda. O prontuário médico do trabalhador, ligado ao PCMSO, deve ser mantido por pelo menos 20 anos após o desligamento. O histórico das atualizações do inventário de riscos do PGR também deve ser mantido por 20 anos. Papel guardado por duas décadas se perde, molha, apaga.

Onde a gestão em papel falha

1. Versões desencontradas: o PGR foi atualizado, mas o PCMSO continua pedindo exames da versão antiga.
2. Vencimentos esquecidos: exame periódico, reciclagem de NR-35, validade de treinamento de NR-10.
3. Dependência de uma pessoa: só quem montou a pasta sabe onde está cada coisa.
4. Resposta lenta: a empresa recebe um pedido com prazo curto e perde dias procurando documento.

O que muda com a gestão online

Com os documentos organizados em sistema online, a empresa passa a ter:

• Consulta rápida: qualquer documento é encontrado em segundos, de qualquer lugar.
• Coerência entre programas: PGR, PCMSO e LTCAT atualizados juntos, sem contradição.
• Controle de vencimentos: exames e treinamentos com data à vista, antes de vencer.
• Integração com o eSocial: os eventos de SST gerados e transmitidos a partir das mesmas informações.
• Menos retrabalho para o RH e o contador: os dados chegam prontos, sem digitação duplicada.

Como a Conceitual Seg trabalha

Na Conceitual Seg, a documentação de Segurança e Medicina do Trabalho da sua empresa fica disponível para consulta em sistema online, e os eventos de SST são gerados e transmitidos ao eSocial a partir dela, evitando multas. As informações são organizadas para o Gestor Contábil, o SESMT e o RH, com menos burocracia e mais conformidade.

Atendemos empresas de Campo Mourão e da região noroeste do Paraná. Quer entender como ficaria na sua empresa? Fale com a gente pelo WhatsApp (44) 9 9143-8080 ou pelo e-mail sst@conceitualseg.com.br.